Documentação do imóvel e do vendedor: checklist essencial para comprar com segurança

Comprar um imóvel exige mais do que gostar do endereço e caber no orçamento. A documentação do imóvel e do vendedor é o que protege seu investimento. Este guia prático reúne o que você precisa pedir, como conferir autenticidade, onde verificar ônus e débitos e quais cuidados tomar para evitar surpresas.

Por que a documentação é decisiva

É a matrícula que “conta a história” do imóvel: quem é o proprietário, quais gravames existem (como hipoteca, alienação fiduciária, penhora, usufruto) e se a construção está averbada. Já as certidões do vendedor reduzem o risco de você comprar e enfrentar, depois, uma anulação ou penhora por dívidas preexistentes. Um checklist bem executado diminui atrasos, renegociações e, sobretudo, evita prejuízos.

Documentos do imóvel: o que pedir e como interpretar

1) Matrícula atualizada (com inteiro teor)

A matrícula é emitida pelo Cartório de Registro de Imóveis competente. Solicite uma via atualizada. Analise:

• Identificação: número da matrícula, endereço, área, características do lote/unidade, e confrontantes.
• Proprietário atual: confira se coincide com o vendedor e se há regime de bens exigindo anuência do cônjuge.
• Averbações: construção, reformas, demolição, mudança de numeração, tombamento, convenção de condomínio.
• Ônus e gravames: hipoteca, alienação fiduciária, penhora, usufruto, servidão, cláusulas de inalienabilidade/ impenhorabilidade.
• Histórico: sequência dos registros e eventuais retificações. Atenção a inconsistências ou lacunas.

2) Certidão de ônus reais e ações reipersecutórias

Mostra a existência de gravames sobre o imóvel e se há ações que possam afetar a propriedade. Se constar alienação fiduciária ou hipoteca, verifique como será feita a baixa (pagamento e registro da quitação) antes do fechamento.

3) IPTU, taxas e débitos municipais

• Peça a certidão negativa de débitos municipais (IPTU, taxas de lixo/limpeza, entre outras).
• Confirme se o código do imóvel no cadastro municipal coincide com o da matrícula.
• Em imóveis novos, confira o Habite-se (autorização da prefeitura para ocupação).

4) Condomínio: quitação e informações

• Exija declaração oficial do síndico ou da administração informando quitação de taxas ordinárias e extraordinárias.
• Peça segunda via de boletos recentes pagos para conferência.
• Solicite a convenção do condomínio e regulamento interno para conhecer regras e fundo de obras.

5) Plantas, averbação de construção e reformas

A construção precisa estar averbada na matrícula. Reformas estruturais, ampliações e fechamentos demandam licenças e, às vezes, nova averbação. Obras sem regularização podem impedir financiamento e encarecer a transferência.

6) Imóvel rural: requisitos adicionais

• CCIR atualizado (INCRA) e ITR dos últimos anos
• Cadastro Ambiental Rural (CAR)
• Georreferenciamento quando a legislação exigir
• Verifique servidões, áreas de preservação e eventuais restrições ambientais

Documentos do vendedor: como reduzir riscos pessoais e empresariais

Pessoa física

• Identificação e CPF legíveis e válidos.
• Estado civil: certidão atual (nascimento, casamento com regime de bens, divórcio/óbito averbado). O regime pode exigir anuência do cônjuge.
• Certidões cíveis e criminais na comarca do imóvel e domicílio do vendedor, além de Justiça Federal quando pertinente.
• Protestos e execuções fiscais (municipal, estadual e União) para avaliar risco de penhoras.
• Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT).
• Se houver inventário: peça o formal de partilha (ou escritura pública de inventário) já registrado na matrícula.

Pessoa jurídica

• Contrato/estatuto social atualizado, com cláusula específica sobre a venda de bens imóveis.
• Atos de eleição dos administradores e documentos de quem assina (ou procuração pública válida).
• Certidões cíveis e de falência/recuperação judicial na Justiça estadual e federal.
• CNDT, INSS, FGTS e certidões de dívida ativa (União, estado e município).
• Concilie o CNPJ e o endereço com o contrato social e notas fiscais emitidas recentemente.

Como verificar autenticidade e validade das certidões

Certidões e matrículas oficiais costumam trazer código de verificação (chave) ou QR Code que permite validar no site do órgão emissor. Observe:

• Emissão recente: muitos cartórios e tribunais consideram 30 a 90 dias de validade prática para fins de diligência.
• Assinatura digital ICP-Brasil em PDFs e o selo de fiscalização do cartório.
• Integridade do arquivo (sem rasuras ou marcas) e conferência da cadeia de certificação ao abrir o PDF.
• Valide diretamente no site do órgão emissor (cartório, tribunal, prefeitura, PGFN, etc.).

Como checar débitos e ônus na prática (passo a passo)

1. Vá ao Registro de Imóveis competente e solicite matrícula atualizada e certidão de ônus reais. Se houver financiamento, peça orientações para baixa da garantia.
2. Prefeitura: emita certidão negativa de débitos do imóvel (IPTU e taxas). Verifique também o Habite-se e conformidade do cadastro.
3. Condomínio: peça declaração de quitação assinada pelo síndico/administradora, com data.
4. Tribunais (estadual, federal e do trabalho): emita certidões de distribuidor em nome do vendedor (e de sócios/administradores, se PJ), além da CNDT.
5. Fazendas públicas (União, estado, município): consulte dívida ativa e execuções fiscais.
6. Cartórios de Protesto na comarca do domicílio do vendedor: emita certidão de protestos.
7. Para imóvel rural: verifique CCIR, ITR (últimos anos) e CAR.

Lendo a matrícula sem mistério

Além das primeiras páginas com identificação, a matrícula registra cada fato relevante em ordem cronológica. Ao ler, destaque:

• Quem comprou de quem e quando (cadeia dominial).
• Se a construção foi averbada (sem isso, o imóvel pode constar como terreno).
• Hipoteca/alienação fiduciária e se já existe quitação averbada.
• Usufruto ou servidões que limitem o uso.
• Penhoras e ações que citam o imóvel.

Situações especiais que exigem atenção extra

Imóvel com financiamento (alienação fiduciária)

• Combine quem quitará o saldo e como será feita a baixa na matrícula.
• Evite pagar preço total antes de registrar a quitação ou garantir em contrato uma retenção do valor suficiente.

Imóvel de herança

• Exija formal de partilha (ou escritura de inventário) registrado na matrícula em nome dos herdeiros.
• Venda por espólio ou herdeiro isolado, sem poderes, pode ser nula.

Vendedor casado ou união estável

• Confirme o regime de bens. Em muitos casos, é indispensável a assinatura do cônjuge.
• União estável deve ser comprovada (escritura ou sentença), quando invocada.

Pessoa jurídica em recuperação/falência

• Exija certidões específicas e decisões judiciais que autorizem a venda, quando for o caso.
• Sem autorização, a transação pode ser ineficaz.

Cláusulas contratuais que protegem o comprador

Mesmo com a documentação, o contrato deve conter mecanismos de proteção. Considere incluir:

• Condição suspensiva: a compra só se concretiza se as certidões e a matrícula forem aprovadas sem pendências relevantes.
• Prazo para apresentação de toda a documentação, com possibilidade de rescisão sem multa se houver impedimento sério.
• Retenção de parte do preço em conta vinculada até a baixa de ônus (ex.: alienação fiduciária, hipoteca, penhora).
• Declarações e garantias do vendedor quanto à inexistência de débitos ocultos, litígios ou vícios de titularidade.
• Multa e indenização em caso de informações falsas ou omissões documentais.
• Entrega de chaves condicionada ao registro da escritura em seu nome.

Custos, prazos e organização

• Certidões digitais costumam sair em horas ou poucos dias. Físicas podem levar mais.
• Algumas certidões são gratuitas (tribunais, dívida ativa); outras, pagas (cartórios, prefeitura, registral).
• Mantenha uma pasta única com PDFs nomeados por data e órgão emissor. Isso agiliza a análise e o envio ao banco, se houver financiamento.
• Planeje renovação de documentos que expiram rápido para o momento de assinar a escritura.

Perguntas rápidas

Quanto tempo vale uma certidão?

Não há regra única. No mercado, costuma-se aceitar documentos emitidos nos últimos 30 a 90 dias. Bancos podem exigir janelas mais curtas.

A matrícula sem ônus garante que está tudo certo?

É um ótimo sinal, mas não substitui as certidões pessoais do vendedor nem a verificação de débitos municipais e condominiais.

Posso comprar com penhora anotada?

Possível, porém arriscado. Em geral, exige baixa da penhora antes da assinatura ou retenção do preço até a liberação judicial e registral.

Reforma sem averbação impede venda?

Não necessariamente, mas pode impedir financiamento e causar divergências de área. O ideal é regularizar e averbar antes.

Erros comuns — e como evitar

• Confiar apenas em cópias antigas: sempre peça vias recentes e verifique online.
• Ignorar o condomínio: taxas em atraso não averbadas podem aparecer depois; peça declaração de quitação.
• Não conferir estado civil: venda sem anuência do cônjuge pode ser questionada.
• Assinar sem condição suspensiva: se surgir pendência, você perde poder de barganha.
• Desconsiderar reformas: falta de averbação encarece e atrasa o registro.

Roteiro de compra segura (resumo em 7 passos)

1. Negociação inicial: peça desde cedo a lista completa de documentos do imóvel e do vendedor.
2. Conferência registral: matrícula atualizada e ônus reais.
3. Certidões pessoais do vendedor (PF/PJ) e débitos do imóvel (IPTU, condomínio).
4. Cote divergências de metragem, endereço e titularidade; resolva antes de avançar.
5. Contrato com condição suspensiva e retenção para baixa de gravames, se houver.
6. Escritura pública (quando exigida) ou instrumento particular com força de escritura (em financiamentos), conforme o caso.
7. Registro da transferência na matrícula. Só depois disso você é, de fato, o proprietário.

Checklist completo para copiar e usar

Conclusão: formalidade que economiza dor de cabeça

Um imóvel pode encantar à primeira visita, mas é a documentação que garante a compra sem sobressaltos. Com este checklist, você reduz riscos, acelera aprovações bancárias e evita gastos extras com correções. Antes de assinar, volte a esta lista e valide cada item. Se preferir, converse com um profissional de sua confiança para revisar o pacote documental.

Próximo passo: separe os documentos essenciais, agende a emissão das certidões e avance para a compra com tranquilidade.